Los indicadores clave de rendimiento o Key performance Indicators (KPI) son bien conocidos en la mayoría de las empresas. Son el método más confiable para medir, prever y estructurar un proyecto para que este tenga éxito ya que juegan un papel importante en su conducción y se pueden crear informes y presentaciones relacionadas. Sobre todo permite la adecuada gestión de los recursos humanos y materiales disponibles.

¿Qué indicadores usar?

El tipo de KPI’s está relacionado con el tamaño del proyecto y la naturaleza que tenga. Usted tendrá que adoptar en mayor o menor medida indicadores según el costo y la envergadura de lo que trabaja.

Para hacerlo aquí tiene algunas guías prácticas a tomar en cuenta de acuerdo a sus necesidades

De acuerdo a la alineación de beneficios, objetivos y alcances del proyecto

Usted deberá definir cada uno de estos puntos para saber que espera en un tiempo determinado, a qué costo y con cuantos recursos cuenta. Así se observará de manera clara que tipos de KPI´s necesita, por ejemplo, si su proyecto es demasiado largo e involucra a muchas áreas de la organización, deberá ofrecer indicadores adecuados a cada tipo de departamento como indicadores históricos (número de ventas en un mes por ejemplo) o indicadores de previsión (ventas semestrales del siguiente año). Y al contrario ¿Para qué iba a necesitar indicadores de previsión si su proyecto dura 2 semanas?. El adecuado planteamiento del proyecto definirá en automático los tipos de Indicadores (históricos y de previsión).

De acuerdo a las necesidades de Capital Humano

Los Indicadores de rendimiento deben ofrecer un esquema claro al participante del proyecto o empleado de los incentivos y sanciones de acuerdo a los resultados y al mismo tiempo debe dar un panorama para la toma de decisiones estratégicas en el caso del proyecto sea un éxito o necesite un empujón. Tome el tiempo necesario para establecer con sus colaboradores que y como va a medirlos, esto es prácticamente les dirá lo que espera de ellos. Siempre es mejor trabajar sabiendo que funciones realizará pero sobre todo como el talento que tiene el colaborador aporta a la ejecución exitosa del trabajo.

De acuerdo a KPI´s y previsiones anteriores

Si el proyecto o trabajo donde está involucrado ha sido medido con anterioridad, usted tiene información muy valiosa en sus manos, no importa si fue un éxito o un fracaso rotundo, sabrá que ruta tomar y preverá muchas más cosas que si estuviera en blanco. Observe como fueron usados los recursos, que cantidad de trabajadores fueron usados y como fueron distribuidas las actividades y mejore este panorama.

De acuerdo con la complejidad y necesidad de los usuarios

Usted puede crear algunas decenas de KPI´s para que su equipo de análisis termine una medición general del proyecto, esto es, facilitar la medición final del proyecto con Indicadores que abarquen gran parte del proyecto. Varios KPI´s formaran uno general y varían de acuerdo a su público objetivo. Si por ejemplo va a presentar al equipo Directivo sus resultados, puede resumir toda la información con indicadores clave como liquidez, apalancamiento y Retorno de Inversión del proyecto, no querrá desinteresarlos con el rendimiento detallado de sus trabajadores a lo largo de los meses de todo el año. Por el contrario si quiere presentarlos a su staff, ofrezca valores particulares y de grupo.

En conclusión, indicadores clave de rendimiento son una herramienta imprescindible para la conducción del proyecto y medir su éxito del - ya se trate de proyectos que son grandes y complejos con múltiples partes interesadas, o pequeños con pocas partes involucrados.

La clave es conseguir que estos indicadores estén en sintonía con los principios del proyecto, lo invito a pensarlos detenidamente, usted mejor que nadie conoce la cultura de su organización y sus estilos de trabajo.